ilustração de mão entregando virtualmente um envelope a várias pessoas

Aos olhos dos superiores, cada ação realizada pelo funcionário dentro da empresa tem tanto um retorno positivo quanto negativo. Tudo passa por uma avaliação. O modo como nos expressamos, bem como o nosso comportamento profissional, são itens determinantes e portas de entrada para possíveis promoções e avaliações de desempenho.

É importante que o colaborador procure sempre uma reciclagem profissional. Cursos de especialização como, por exemplo, o curso de oratória e comunicação escrita são ótimas opções para o aprimoramento dessas técnicas.

Aparentemente, o meio de comunicação mais utilizado no universo corporativo ainda é o bom e velho e-mail. Nesse caso, a escrita correta é fundamental, pois reflete a desenvoltura de um texto – ainda que ele seja breve. Além disso, a forma como o funcionário se expressa é colocada à prova e o modo que consegue solucionar problemas também. Por isso, esteja atento a esse meio de comunicação, especialmente se o destinatário for de um cargo acima do seu!

Veja cinco dicas que podem ajudar a desenvolver um bom e-mail sem receios:

1. Seja claro no assunto do e-mail

O assunto do e-mail deve ser atraente para que o destinatário dê maior atenção e priorize sua mensagem. As caixas de e-mail corporativos costumam estar sempre lotadas e, com um assunto objetivo e bem definido, o leitor enfatizará o que realmente interessa.

Evite mandar muitos e-mails com o assunto “Urgência” ou “Alta Prioridade”. Depois de algum tempo, as pessoas perceberão que nem sempre tais mensagens são tão importantes e acabarão desconsiderando tais avisos (lembra de Conto infantil: “o menino e o lobo” (Esopo)?). Atribua importância àquilo que realmente requer maior atenção e lembre-se que as pessoas têm suas próprias prioridades.

2. Escreva e-mails curtos

Poupe o seu tempo e do seu leitor. E-mails grandes correm o risco do destinatário não chegar até o final do texto ou não receber a resposta esperada. Ser breve não significa ser mal educado, significa saber tratar o assunto com a devida importância e com objetividade. Afinal, quem está recebendo provavelmente também tem outros e-mails a serem respondidos. Procure desenvolver algo sucinto e com clareza.

3. Coloque o destinatário por último

Colocar o destinatário como a última coisa a ser inserida previne o envio por engano, como enviar algo inacabado ou com coisas que gostaria de ter redigido. É importante que revise o texto quantas vezes achar necessário e só colocar o e-mail do leitor quando tiver certeza da conclusão.

4. Tome cuidado com a escrita

Antes de escrever um e-mail, lembre-se que é corporativo! Isso não significa que deve ser algo completamente formal, mas que cuidados básicos e diagramação padronizada são recomendáveis.

Evite emotions no corpo do texto ou nas saudações (“bom dia”, sem hífen!), abreviações também não são bem-vindas (por mais que sejam inteligíveis). Busque manter os e-mails com formatações padrões, sem mudar cores ou tamanho da letra. Tome cuidado com os erros de português! Esse tipo de falha pesa muito dentro da companhia; se tiver dúvidas sobre a escrita de determinada palavra, pesquise ou substitua por um sinônimo que tenha mais confiança.

5. Tenha cuidado com a resposta

Pense duas vezes antes de escrever o e-mail e certifique-se de que realmente está respondendo o que foi perguntado. Responder com prontidão é de extrema importância, visto que o e-mail é a comunicação direta dentro da empresa e exige grande atenção.

No caso de responder a mensagem e adicionar à conversa uma terceira pessoa que não estava anteriormente no campo CC (cópia carbono), certifique-se que o contato original não se incomodará com isso.

foto: jovem olha atento enquanto usa notebook (traços ilustram o fluxo de informação da tela aos olhos e ideias que saem da cabeça)

Escrever bem, com uma gramática correta, está entre os itens básicos de uma formação. Não se esqueça também que os e-mails são documentos: tudo que for redigido e enviado pode ser usado contra ou a seu favor; portanto, repense antes de enviá-los.

Se está inseguro sobre o seu desempenho no trabalho, busque cursos de aprimoramento e invista no seu futuro profissional. Boa sorte!

Conteúdo enviado por Passadori (guest post)